Hoe verlopen de eerste 30 dagen bij een nieuwe opdrachtgever?
De eerste 30 dagen bij een nieuwe opdrachtgever staan in het teken van kennismaken, verwachtingen afstemmen en zelfstandig waarde toevoegen. Het proces begint bij het vinden en accepteren van een opdracht, gevolgd door de voorbereiding, de eerste werkdag en de eerste werkweken. Gemiddeld duurt het één tot vier weken voordat je daadwerkelijk kunt starten. Met de juiste voorbereiding, gerichte vragen en een proactieve houding bouw je snel aan een succesvolle samenwerking. In deze blog van SPECTS lees je wat je per fase kunt verwachten, met praktische voorbeelden en tips uit de praktijk.
Uit de praktijk
Starten bij een nieuwe opdrachtgever is altijd spannend! Je komt te werken in een nieuwe omgeving, met nieuwe collega’s en vaak ook nieuwe uitdagingen. In deze blog nemen wij je mee in de verschillende fases van het starten bij een opdrachtgever. Hoe bijvoorbeeld de eerste werkdag bij een nieuwe opdracht eruitziet, krijg je uitleg hoe het proces naar het vinden van een opdracht in zijn werk gaat en hoe de eerste 30 dagen van je opdracht er vaak uitzien.
In deze blog wordt eerst omschreven hoe het proces er over het algemeen uitziet en daarna hoe dit er in de praktijk aan toe kan, met specifieke voorbeelden van collega’s en tips.
De eerste stap: Jezelf aanmelden voor een opdracht
Nadat je met mij een opdrachtverzoek hebt vastgesteld, kom je een leuke opdracht tegen op ons SPECTS-portal en ben je enthousiast geworden over de werkzaamheden, uurtarief en de locatie waar de opdracht plaatsvindt. Een leuk moment! Je gebruikt onze eigen AI-parser om te beoordelen of je aan de eisen voldoet en schrijft een goede motivatie over waarom jij geschikt bent voor deze opdracht. Met een gezonde dosis spanning wacht je af of je wordt uitgenodigd of niet.
Als de inhuurmanager of de directe opdrachtgever overtuigd is, volgen er meestal één of twee kennismakingsgesprekken. Tijdens deze gesprekken leer je de manager(s) en je potentiële collega’s beter kennen en wordt door beide partijen gekeken of er een goede match is op inhoud en persoonlijkheid. Soms volgt er nog een assessment of praktijkcase maar geen zorgen, dit komt niet vaak voor. Is iedereen enthousiast? Dan krijg je (eindelijk) het positieve bericht dat je de opdracht mag gaan uitvoeren.
Uit de praktijk
Je kunt een opdracht uit je eigen netwerk vinden. Door de broker, tussenpartij of opdrachtgever proactief te bellen en daarbij jouw cv en motivatie te mailen, heb je al een stapje voor op je concurrentie. Een paar dagen later kun je uitgenodigd worden voor een telefonische kennismaking en kun je, bij wederzijdse tevredenheid, vaak een week later op gesprek komen op locatie bij de opdrachtgever. Dit kan soms binnen een week geregeld zijn maar vaak duurt het proces veel langer en zul je met afwijzingen moeten omgaan. Als er deadlines zijn dan is de nood vaak hoog en kun je snel starten.
De voorbereiding: voordat je begint
Hoelang het duurt voordat je daadwerkelijk kan starten, verschilt per opdrachtgever. In uitzonderlijke gevallen kan je de week daarna al starten, maar in praktijk zien we dat dit gemiddeld 1 tot 4 weken duurt. In de tussentijd moeten namelijk zowel de opdrachtgever als SPECTS het papierwerk in orde maken. Soms een flinke klus, soms is het snel geregeld. Dat ligt aan de processen en doorlooptijd die de inhurende opdrachtgever stellen. Daarnaast word je vaak nog door de opdrachtgever gescreend, moet je een kopie van je diploma’s sturen en moet je ook nog een VOG kunnen aanleveren.
Tijdens deze periode kan je zelf kiezen hoe jij jouw tijd wilt besteden. Misschien ben je door de opdrachtgever gevraagd om voor je start nog een specifieke cursus te volgen of om een bepaald certificaat te behalen. Mogelijk vind je het zelf fijn om je nog wat extra te verdiepen in een techniek of platform dat bij de opdrachtgever veel wordt gebruikt? Je kan natuurlijk alvast een plan van aanpak opstellen over hoe jij jouw eerste week wil aanvliegen en wat je daarin wil leren. Er zijn ook data partners die ervoor kiezen om van tevoren nog wat vakantiedagen op te nemen.
Uit de praktijk
Als er haast bij jouw start zit dan zit er vaak weinig tijd tussen de kennismakingsgesprekken en de daadwerkelijke start. Daarom is het soms niet nodig om extra cursussen of certificaten te behalen, dus dan kun jij je vooral richten op de praktische voorbereidingen. Zo kun jij een aantal vragen voorbereiden voor tijdens de kennismakingsgesprekken en kun je snel grip krijgen op de voortgang, positieve ontwikkelingen, zorgen en status van het project. Ook kun je als projectleider, implementatiepartner of prouct owner bijdragen aan een concreet plan voor de eerste drie weken. Zo heb je snel grip op de situatie.
De eerste werkdag: een nieuwe omgeving
Je eerste werkdag bij een nieuwe opdracht is altijd leuk, spannend en druk. Op deze dag gebeuren er veelal dezelfde dingen. Zo worden de praktische zaken zoals toegang, verplichte e-learnings en het ophalen van een laptop, toegangspassen en urenadministratie geregeld, voer je een aantal kennismakingsgesprekken en is er nog tijd voor een wat uitgebreider gesprek met je opdrachtgever. Waar het van tevoren nog hoog-over praten over de opdracht was, ga je nu al snel de inhoud in. Vaak ben je een deel van de dag bezig met het bestuderen van (technische) documentatie, projectplannen of andere documentatie die belangrijk zijn voor je opdracht.
Uit de praktijk
Vaak begint de eerste werkdag met een overleg met de opdrachtgever. Hierin wordt de scope van de opdracht nogmaals besproken en kun je goed de verwachtingen managen en actiepunten prioriteren. Ook is er ruimte om jezelf in te lezen, in overdrachtsdocumenten, coding bases en projectupdates van de periode voordat jij actief was. De dag eindigt vaak met een belletje vanuit SPECTS om samen te bespreken hoe jij de eerste dag hebt ervaren, wat jouw eerste indrukken waren en of je ergens tegenaan liep.
De eerste week: je plek vinden
De eerste week draait vooral om je plek vinden, bekend raken met de collega’s, processen/werkwijzen of het project. Afhankelijk van het soort opdracht heb je veel overleg of moet je eerst een aantal dagen ingewerkt worden. Zeker als je op een inhoudelijk specialisme wordt ingehuurd komt dit meer voor. In deze fase stel je veel vragen, maak je aantekeningen en probeer je zo snel mogelijk je eerste bijdrage te leveren. Leg tegelijk niet teveel druk op jezelf; een omgeving die nieuw is, waar vaak alles anders gaat dan je gewend bent, dat duurt vaak even tijd om jouw eigen te maken en te weten hoe de hazen lopen.
Uit de praktijk
In de eerste week ga je verder met het stellen van vragen en leer je de collega’s beter kennen. Jouw doel kan zijn om na afloop van de eerste week duidelijk te hebben waar er nog onduidelijkheid zit binnen het projectteam, wat de behoefte is op korte termijn en welke rol jij daar zelf in kunt spelen.
Soms zitten niet alle collega’s bij de opdrachtgever op één lijn over wat er moet gebeuren of verschillende ideeën binnen de organisatie over wat er moet gebeuren. Dat kan veroorzaakt worden doordat niet iedereen dezelfde informatie heeft, maar ook omdat het soms wachten is op afhankelijkheden van andere stakeholders zoals projectmanagers, externe leveranciers of budgetten. Afhankelijkheden kunnen een gevaar vormen, wees er dus alert op en geef het aan. Vaak een eerste nuttige bijdrage die je als externe kunt leveren omdat je met een frisse blik binnen de organisatie start.
Week 2 – 4: van kennismaken naar bijdragen
Van tevoren maak je een inschatting van hoe de eerste weken zullen verlopen. Zoals altijd is de werkelijkheid anders dan dat het omschreven staat op papier of in de opdrachtovereenkomst. Hierin moet je jezelf flexibel kunnen opstellen. Maak je niet al te druk om dingen die buiten jouw cirkel van invloed vallen. Het belangrijkste is dat je proactief bent, snel toewerkt naar zelfstandigheid; door goed vragen te stellen en te documenteren. Gelukkig bestaan er geen domme vragen, maar wel vragen waarvan je achteraf denkt: had ik die maar gesteld. Dus spring in het diepe, vraag wat je wil vragen en ga zo snel mogelijk ook gewoon aan de slag.
Uit de praktijk
Vanaf de derde week krijg je vaak het gevoel dat je in het ritme begint te komen. Je raakt vertrouwd met collega’s, je hebt ze persoonlijk leren kennen en je begint je steeds meer op je gemak te voelen binnen de verschillende locaties en teams. Zoek voor jezelf, en jouw stakeholders een vaste structuur voor overleggen en probeer zoveel mogelijk bij te dragen waar het team behoefte aan heeft. Het fijne daaraan is, alleen door dingen te doen en op te leveren merk je wat er al goed gaat en wat je nog kan verbeteren. Vanaf de vierde week kun je vaak volledig zelfstandig werken en begin jij je draai te vinden. Je blijft regelmatig contact houden met SPECTS om te bespreken hoe de opdracht verliep en of ik ergens hulp bij nodig had.
Na 30 dagen: terugblikken en vooruitkijken
De tijd vliegt om als je het naar je zin hebt, en dat is zeker zo als je werkt als midlancer op een opdracht! Het is daarom goed om periodiek terug te kijken zodat je ook even stilstaat bij je succes en leerpunten. Wat ging er goed, wat zou je anders doen, welke uitdagingen ben je tegengekomen en wat heb je overwonnen? Daar helpen wij je natuurlijk bij.
Uit de praktijk
Vaak kijk je terug op de eerste maand met veel trots. Je hebt ten slotte een nieuwe organisatie en collega’s leren kennen, maar ook zeker op inhoud kun je vanaf je tweede of derde week vaak veel bijdragen. Het vinden van de opdracht is vaak een lastige uitdaging maar als je eenmaal op een opdracht zit die bij je past dan kan werken erg leuk zijn. Daarnaast houd je er een mooie boterham aan over. En dat werkt prettig, voor jou, de opdrachtgever en voor ons als werkgever. Zo wordt samenwerken met elkaar een succes en dat is deels de reden waarom 85% van de opdrachten bij ons worden verlengd.
